Koliko puta ste sami sebi ili nekome rekli da nemate vremena za vježbanje? Čitanje? Pisanje? Edukaciju? Uvijek postoji “nemam vremena” pojam. Ili u pojedinim situacijama grižnja savjesti da na nešto trošite vrijeme? Ne zabrinjavajte se, niste sami, mnogi ljudi to rade. Kontinuirani osjećaj da nemamo vremena. Svjesno i ne svjesno. Jednostavna metoda upravljanja vremenom je Registar tjednih aktivnosti. Na hrvatskom jeziku zvuči loše. Zvučnije je na engleskom – Weekly rhythm register. Inicijalni tvorac registra je Darren Hardy. Njegov prijedlog registra možete pronaći ovdje.

Kako registar upravlja vremenom? U biti je jednostavno ali zahtijeva disciplinu i promišljanje. Disciplina se odnosi na određivanje realnog broja aktivnosti kojima se želimo posvetiti. Nakon ispunjenja ciljeva, tjedno ili mjesečno, poticajno je nagraditi se. A da bi oslobodili vrijeme morate identificirati distraktore i gutače vremena koji ne pridonose ciljevima koji su vam bitni. Mudro je umjereno se odricati. Ako uzmemo paralelu s dijetalnim programima, većina ljudi odustane ako se u potpunosti odreknu pojedinih namirnica – primjerice čokolade. Jednaki efekt ima odricanje od notifikacija i gutača vremena. Smanjite koliko vam je ugodno smanjiti. Nakon nekog vremena smanjite dodatno.

Postavljanje aktivnosti i ciljeva

Nije problem napraviti listu od 100 aktivnosti. Ali budite realni što vam je uistinu bitno, poslužite se ili Pareto principom ili MoSCoW metodom. Promislite koliko vremena vam je potrebno za aktivnost te cilj aktivnosti. Ukupan zbroj vremena za svaku aktivnost neka se uklapa u vrijeme koje imate u danu.

Počnite skromno. Mali dnevni i tjedni ciljevi. Primjerice ako ste odlučili hodati svaki dan ne zadajte si vrlo visoke ciljeve kao što je 15000 koraka, 7 puta tjedno. Krenite s minimalnim brojem, npr. 6000 koraka, 3 puta tjedno. Postepeno gradite naviku. Ostavite si prostora za dane kada nije objektivno postići cilj (primjerice ako ste za vikend kum/kuma na vjenčanju :) ). Time se postiže da se ne osjećate loše ako ne ispunite cilj za taj dan tj. tjedan.

Budite agilni s aktivnostima ali ujedno i rigorozni. Postepeno dodaje aktivnosti ili povećavajte cilj. Ako se pokaže da je u nekom trenutku broj aktivnosti pre visok ili cilj pretjeran, smanjite. Ali  zadržite neki minimum. Manjim ciljevima ostavlja se prostor za napredak ali i za “over achiever” mentalni podražaj.

Osmislite aktivnosti za Mind, Body i Soul. Po jednu za svaku kategoriju. Mind je edukacijski napredak. Body je fizička aktivnost. Soul je društvena tj. duhovna komponenta. Ako možete povezati dvije od aktivnosti u istom vremenskom okviru, izvrsno (primjerice, kada hodam slušam audio knjigu). Za određivanje aktivnosti i ciljeva preporučujem S.M.A.R.T.E.R. model iz knjige “Your Best Year Ever” od autora Michael Hyatt. Ukratko:

• S – Specific: aktivnost mora biti konkretna, “Vježbati” je širok pojam, “Trbušnjaci” je puno konkretnije
• M – Measurable: aktivnost mora biti mjerljiva, “Trbušnjaci” ne daju mogućnost praćenja izvršenja, ali “10 trbušnjaka” je vrlo lako mjerljivo
• A – Actionable: aktivnost mora pozivati na akciju, primjerice “Napravi 10 trbušnjaka svaki dan”
• R – Risky: većina preporuka je postaviti si cilj koji je ostvariv. Autor preporučuje postavljanje “stretch” ciljeva tj. malo više od ostvarivog. S druge strane, neka istraživanja preporučuju da se postave realni ciljevi a u slučaju da se cilj “probije” postiže se “over achiever” pozitivno stanje uma. Rekao bih da je ovo jako ovisno od osobe do osobe. Svatko će drugačije reagirati ako ne dostigne “stretch” cilj. Neki će biti razočarani te potencijalno dovesti do odustajanja. Drugi će biti oduševljeni. Procijenite koji ste tip osobe, kako se osjećate ako ne uspijete ostvariti neki cilj ili kako se osjećate kada izvršenje bude bolje od definiranog.
• T – Time Keyed & Triggered – aktivnost mora imati vremenski okvir. U mom primjeru je to da pročitam jednu knjigu mjesečno, što je 4% knjige dnevno. Za neke aktivnosti odredite si i vrijeme izvršavanja. Primjerice, odredio sam si da čitam news feed svako jutro uz kavu. Nije konkretno vrijeme (npr. u 7 sati) ali je uzrokovano drugim okidačem.
• E – Exciting: aktivnost mora biti potaknuta i odražavana realnim razlogom zašto ste započeli aktivnost. Fizička aktivnost u obliku hodanja, u mom slučaju, je uzrokovana postavljanjem primjera zdravog života prema klincu.
• R – Relevant: aktivnost se mora moći uklopiti u vaš životni ritam, dostupno vrijeme i trenutnu životnu situaciju. Da li možete izdvojiti svako popodne 3 sata za teretanu, ako radite do 17 sati i imate kod kuće 6-to godišnje dijete koje vas jedva čeka vidjeti i igrati se s vama?

Uklanjanje distraktora

U trenutcima kada pratite aktivnost, koliko je moguće, uklonite distraktore. Distraktori su predmeti i događaji iz okruženja koji oduzimaju pažnju. Jedan od najvećih distraktora modernog doba su mobilni uređaji. Konkretno notifikacije aplikacija na mobilnim uređajima. Notifikacije ugasite ili trajno ili upalite “Do-not-disturb“. Razmislite koje notifikacije su bitne da na njih reagirate trenutno a koje mogu čekati. Da li je stvarno svaki Like i komentar na Instagramu nužan da odmah odgovorite? Ako ne radite u agenciji za menadžment društvenih mreža, slobodno to ugasite. Dodatno, razmislite koje vrste notifikacija su nužne. Paljenje ekrana, zvukovi i vibracije su vrlo moćni alati preuzimanja pažnje. Ako svakih 17 minuta se pali ekran uz melodiju i vibraciju, nije moguće ostati koncentriran na bitno. Moderni mobilni uređaji omogućavaju vrlo veliku fleksibilnost prilagodbe notifikacija. U mom slučaju – vizualne, zvučne i haptične notifikacije su ostale upaljene samo za telefonske pozive i SMS-ove.

Ako radite na računalu, distraktori su jednako tako prisutni. Ugasite mail, IM alate (Teams, WhatsApp) i slično. Ugasite sve što vam nije potrebno za aktivnost na koju se fokusirate. Ili ako vam iz nekog razloga aplikacija mora biti upaljena, recimo zbog statusa dostupnosti na Teams alatu, podesite opcije notifikacija. To se odnosi i na sve tabove u Internet pregledniku. Krivi klik na otvoreni YouTube kanal…

Ugasite radio i TV. OK, radio može ostati ako ste se tako naviknuli ali izbjegavajte FM/DAB radio. Radio nije samo glazba. Tu su reklame, spikeri, vijesti i slično. Zadnje što trebate je informacija da je 30% popusta na prirodno gnojivo u vrtnom centru. Koristite usluge za stream glazbe ili pustite CD. Pobrinite se da je lista tj. CD dovoljno dug da izbjegnete traženje nove liste ili CD-a usred fokusiranja. TV… Ako to nije aktivnost kojoj se želite posvetiti, ugasite ga. Pomične slike su distraktor koje ljudski mozak nije u mogućnosti ignorirati.

Riješite se gutača vremena

Svjesni ste koliko vremena trošite na aktivnosti koje nisu na listi? Da li je baš ta treća epizoda “Prijatelja” bila potrebna? Ili baš taj sedmi video restauracije Game Boy konzole? Vjerojatno nije. Neke aktivnosti je teško mjeriti ali mobilni uređaji omogućavaju vrlo precizan pregled na što je korišten uređaje svakog dana. Na Android mobilnim uređajima to možete pronaći u “Digital Wellbeing” postavkama. Na iOS uređajima u “Screen Time“. Priznajem, mene je neugodno šokiralo koliko vremena provodim na društvenim mrežama a da na kraju dana nisam mogao izdvojiti ništa što sam novo naučio. Rješenje je vrlo jednostavno, ograničio sam vrijeme korištenja tih aplikacija na maksimalno 15 minuta dnevno.

Nagrade

Osmislite male nagrade nakon uspješnog tjedna ili mjeseca. Neću vam preporučiti da se nagradite hranom da izbjegnem optužbe za povišen kolesterol ili šećer u krvi. Čime i kako, ovisi o vama. Nije nužno da je potreban financijski trošak. To može biti i da si na kraju mjeseca dozvolite dodatnih 30 minuta gledanja YouTube videa. Za mene su to knjige i kemijske olovke. Knjiga koju si priuštim na kraju mjeseca mora biti fizička. Tako na polici uvijek imam vidljiv podsjetnik da sam mjesec dana izvršio aktivnosti i ispunio ciljeve. Kemijske olovke su kontinuirani podsjetnik kada njom pišem i evidentiram napredak u Registar.

Kreiranje i održavanje registra

Registar vodite kako vam najviše odgovara. Digitalno, papirnato, svejedno je. U Excelu na računalu ili u notes aplikaciji na tabletu. Koristite ono što vam je ugodno i na što ste navikli. Meni odgovara papirnato. Paljenje računala je proces koji traje a rokovnik mi je uvijek pri ruci. Dovoljno je da okrenem stranicu u rokovniku. Ovako to izgleda kod mene.

Moj registar je podijeljen na praćenje dnevnih aktivnosti i dugoročnih zadataka bez fiksnog datuma (to-do). Registar sadrži soul aktivnosti (slika klinca i kava s kumom), mind (pogledati edukativan kratki video, pročitati one page summary pdf, pisanje za članak, čitanje knjige) te body (6000 koraka). Kavu s vjenčanim kumom sam stavio jer nas užurbani ritam rada i života vodi iz tjedna u tjedan pa prođu mjeseci a da ne vidimo na kavi. Iz svake knjige naučim nešto novo ali ne stignem fizički čitati količine knjiga koje bi htio da naučim nešto novo. Zato sam stavio da pogledam edukativan video i pročitam one page summary neke knjige. Pisanje je namjerno ostavljeno kao širok cilj jer nisam još u fazi da mogu staviti konkretan cilj (npr. Napiši 2000 znakova). Čitanje knjige je namjerno postavljeno na 4% knjige. Veći cilj mi je pročitati 1 knjigu mjesečno što je ekvivalent 4% dnevno (u biti 3,33 ali jednostavnosti računanja radi je na 4%). 6000 koraka je tu jer sam maknuo s liste boks. Trenutno nisam u mogućnosti dedicirati svoje vrijeme točno 3 puta tjedno u točnom vremenskom terminu. Ali da održim neki oblik fizičke aktivnosti stavio sam hodanje. 6000 koraka je minimalno, znanstveno dokazano, da ima zdravstvenog učinka. Volio bih da je ta brojka od 8000 do 10000 ali se opet vraćam na zadnji “R” – Relevant. Predzadnji stupac je cilj aktivnosti, tj. egzaktni broj ponavljanja u tjednu koji želim postići. Zadnji stupac je broj koliko puta sam ovaj tjedan odradio aktivnost. Uvođenje registra pomoglo mi je naći vremena za aktivnosti za kojima sam žalio i koje sam oduvijek htio raditi ali sam imao osjećaj nedostatka vremena. Nakon što sam stavio sve aktivnosti koje želim raditi, svaku sam doradio pomoću S.M.A.R.T.E.R. metode. Te u konačnici odabrao koje su mi trenutno relevantne i bitne. S konačno definiranom listom nestao je osjećaj da će mi te aktivnosti oduzeti puno vremena od obitelji, jer više niti ih je bilo tako puno a niti ne uzimaju toliko vremena koliko sam zamišljao da oduzimaju. Nazivi nisu prema S.M.A.R.T.E.R. metodi jer ne stanu na jednu stranicu u notesu (A5 veličina) :)

Da li vodite registar aktivnosti? Da li ste voljni pokušati? Pišite u komentare. Pogotovo me zanima nakon nekog vremena kako napreduje i registar i aktivnosti :)

“ The rhythm of daily action aligned with your goals creates the
momentum that separates dreamers from super-achievers.” – Darren Hardy