Postoje dva tipa ljudi

Koji ste vi tip? Ja sam ovaj drugi, bez notifikacija. Moj OKP mi ne dozvoljava da imam nešto nepročitano jer mi je to signal da se nekom zahtjevu nisam posvetio. Kažu mi da sam OKP-ovac. I u pravu su. Svjestan sam toga. Bez brige, nije to ništa dramatično i ekstremno. Blago je, ali je tu. I to je razlog zašto pišem o ovoj temi. Opisujem principe kako organiziram svoje radne zadatke. Možda nekome pomogne. Da inspiraciju. Barem dijelu čitatelja – braći po OKP-u :D

Put do “nula notifikacija na ekranu” krenuo je davno. Primjenom Inbox Zero metode. Ni ne sjećam se kada sam krenuo s tim ali i danas se držim tog modela. Toliko dobro funkcionira, barem meni, da ni ne mogu zamisliti neki drugi način rada. Princip sam dorađivao kroz godine a posljednja dorada mi se čini najvećim pomakom do sada. Bazira se na metodologiji iz Building Second Brain knjige.

Inbox Zero

Trenutno se, svaki dan, pošalje 333.200.000.000 mailova prema istraživanju The Radicati Group. OK, bombastična statistika. Malo da privuče pažnju. Ali, koliko vi mailova primite svaki dan? Desetke ili prelazi 100? U svakom slučaju pretpostavljam da je puno. I previše. Organizirati svoj dan ili rad prema toj brojci, odavno je postalo pre zahtjevno pa čak i nemoguće. Tu dolazi Inbox Zero metoda.

Metodu je osmislio Merlin Mann negdje 2004-te godine. Nažalost ne nalazim izvorni članak da mogu staviti točnu godinu. Na 43Folders je moguće pronaći članke vezane za Inbox Zero ali ne i izvorni članak. Čak postoji i knjiga koju je jednako teško pronaći i kupiti.

Koncept je sljedeći i vrlo jednostavan: održati inbox praznim, ili barem blizu praznim, u svakom trenutku. Zvuči teško. Ali nije nemoguće uz ovih 5 jednostavnih aktivnosti:

1. Obrišite (ili arhivirajte – za one koji nikad ništa ne brišu) – nakon što ste pročitali poruku, odredite da li zahtijeva vašu aktivnosti ili sadrži informacije koje će vam zatrebati. Ako ne, obrišite poruku ili ju arhivirajte.
2. Delegirajte – ako zaključite iz sadržaja poruke da je optimalno da netko drugi može odraditi zadatak, proslijedite poruku osobi kojoj delegirate a zatim obrišite ili arhivirajte poruku.
3. Odgovorite – ako možete odgovoriti na poruku u nekoliko redaka, bez da potrošite više od dvije minute na nju, odgovorite odmah a zatim poruku obrišite ili arhivirajte.
4. Odradite – ako poruka prenosi zadatak koji možete odmah napraviti, odradite i završite. Potom obrišite ili arhivirajte poruku.
5. Odgodite – ako odgovor zahtijeva više od par minuta i dodatan angažman, odgodite odgovor za neko kasnije vrijeme. Kada kasnije, ovisi o roku do kada je potreban odgovor. Poruku premjestite u dediciranu mapu gdje ćete držati ovaj tip poruka. Ovo ima nedostataka pa se tu izvrsno nadopunjava iduće poglavlje.

Uz navedene akcije, Mann daje i neke prijedloge kako umanjiti distrakciju koju uzrokuje mail klijent te kako se ponašati prema procesu čitanja i obrade mailova. Kako ja umanjujem distraktore pisao sam u članku Registar tjednih aktivnosti. Ako nekoga zanima više o Inbox Zero, na YouTube se može pronaći TechTalk video koji je Mann održao za Google. Traje gotovo sat vremena. Isplati se pogledati.

Building a Second Brain

Metoda iz Building a Second Brain knjige kaže da organizirate svoje “foldere” prema actionability (ne nalazim dovoljno kvalitetnu riječ na hrvatskom) umjesto prema temi, datumu ili pošiljatelju. To mi je bilo najveće otkriće i najveći pomak u organizaciji rada. Ukratko, temelji se na strukturi 4 “glavna” foldera i jednom arhivskom:

1. Inbox – u inbox dolazi sve i to je početna točka od kuda kreće daljnja organizacija. Teži se Inbox Zero tj. da nema poruka u ovom folderu.
2. Projects – u ovaj folder se pohranjuju sve poruke koje se odnose na projekte koji imaju točan datum završetka
3. Areas of Improvements – u ovaj folder se pohranjuju sve poruke koje se odnose na aktivnosti koje još nemaju točan datum završetka
4. Resources – u ovaj folder se pohranjuju sve poruke koje imaju neku vrijednost za potencijalno pokretanje nekog poboljšanja (Improvements) ili projekta (Projects)
5. Archive – u ovaj folder idu sve poruke koje više nisu relevantne ali postoji mogućnost da zatrebaju u budućnosti za referencu ili informaciju

Ispod Project, Areas of Improvement i Resources kreirajte podfoldere prema potrebama. Kada je projekt gotov preselite ga u Archive. Ako iz nekoj poboljšanja nastane projekt, preselite ga u Projects folder. Ako nakon završetka projekta ostaje mogućnost daljnjeg poboljšanja, preselite podfolder u Areas of Improvement. Hint: selite u arhivu što je više moguće, lakše ćete pronaći bitne poruke ako ne pregledavate kroz tisuće mailova po folderima. Ako vas je ovo zainteresiralo, sažetak knjige dostupan je na YouTube (video u nastavku).

Inbox Zero meets Building a Second Brain

Najveći problem s kojim sam se suočavao primjenom Inbox Zero metode bio mi je kako organizirati foldere za poruke. Za poruke koje sadrže korisne informacije, zadatke koje sam delegirao (za naknadni follow-up) te zadatke koje sam odgodio za naknadni angažman. Pokušao sam svašta. Po godinama, po pošiljatelju, po temi. Ali svako toliko bih promijenio nešto. I uvijek bi se suočavao s istim problemom: u kojem je folderu?

I onda sam naišao na Building a Second Brain. Strukturirao sam foldere i podfoldere prema toj metodi a poruke u njima završavaju prema Inbox Zero metodi. Par mjeseci već funkcioniram prema tim principima i nisam, za sada, naišao na nedostatke. U Projects folder sam kreirao podfoldere za sve aktivne projekte u ovoj godini i tamo završe sve poruke vezane za projekte. U Areas of Improvement sam kreirao podfoldere za sve za što vidim potencijal za poboljšanja i potencijalne projekte u budućnosti. U Resources pohranjujem sve poruke koje su mi od značaja u nekom vremenskom periodu.

Međutim, nisam stao samo na mail klijentu. Prema istom principu organizirao sam bilješke u OneNote, datoteke na OneDrive i poveznice u Bookmarks. To mi omogućava ako tražim nešto, primjerice, za pojedini projekt bez razmišljanja i gubljenja vremena znam gdje ću pronaći sve email poruke, sve bilješke, sve datoteke i sve poveznice vezane za taj projekt.

Da li vi imate neki svoj sustav organizacije mail poruka, datoteka, bilježaka i poveznica? Kako vam se čini moja fuzija ove dvije metode? Voljni ste probati?