Radite udaljeno? Djelomično ili potpuno? Vodite tim koji radi udaljeno? Nije lagano, pretpostavljam. Osim ako to radite duži niz godina. Meni je bilo zahtjevno. I raditi udaljeno kao član tima ali i voditi tim udaljeno. U Raiffeisen sam prešao usred COVID pandemije. Broj ljudi u uredu je bio ograničen. Upoznati 50+ djelatnika putem Teamsa je bilo vrlo zahtjevno. U biti, nemoguće. Dugo sam se mučio s povezivanjem imena s osobom. A jednako teško je bilo zapamtiti tko radi što. U jednom trenutku me je bilo sram da to još nisam zapamtio. Priznajem. Kako se ponašati i kako raditi u situaciji koja se dogodila “preko noći” nije bilo nešto na što sam bio spreman. Rijetko tko, barem u krugu ljudi koje znam, je. Svatko se snalazio na najbolji mogući način. Neki bolje, neki lošije. Neki nikako.

Kako voditi tim koji je udaljen i kako upravljati sobom i svojim aktivnostima da se ne stvori osjećaj odvojenosti od tima? Nisam imao odgovore. Naručio sam i pročitao knjigu The Long-Distance Teammate. Za prvu pomoć je bilo dostatno. Ostalo sam naučio kroz learning-on-the-job. Ovaj članak je niz savjeta i iskustava koje sam stekao radeći u timu i vodeći tim udaljeno.

Vodim tim koji radi udaljeno

Periodički, svakih 6 mjeseci, provodim Google Upward Feedback. To sam pokupio od bivšeg kolege (bok Mirko :D). U svakom feedbacku sam dobivao, zasluženo, loše ocjene u području “My manager has had a meaningful discussion with me about my career development in the past six months.” Znao sam i zašto: puno ljudi u odjelu te dodatno – udaljeni rad. Trebalo mi je neko vrijeme da pronađem potencijalno rješenje. Ne kažem da je to trajno rješenje i da će biti uspješno ali smatrao sam da moram nešto poduzeti. Organizirao sam sa svakim prvim podređenim 1:1 Teams pozive. Teme su isključivo kadrovske prirode. Ne pričamo o projektima i aktualnim zadacima već je fokus na kadrove unutar njihovih odjela te na njih same. Te teme vrlo lako se zanemare u udaljenom radu jer izostanu usputni razgovori koji često budu baš ti razgovori – o kadrovima. Razgovaramo o općem stanju u odjelu, razvoju kadrova, edukacijama, potrebnom da s nekim djelatnikom direktno razgovaram. To nikako ne zovem “sastankom”. IT-evci ne vole sastanke. Činjenica. Ali mora biti rezervirano vrijeme u kalendaru na točan dan i u točno vrijeme. Inače se neće dogoditi. A bitno je.

Razvijati soft skillove svih djelatnika koji rade udaljeno bitno je za organizaciju, druge članove tima ali i za njih same. U sljedećem poglavlju opisani su ti principi. Ali mali postotak djelatnika će to pročitati a još manji broj će se toga sjetiti i provoditi. Sve djelatnike potrebno je kontinuirano educirati i pozivati na uključivanje u projekte, rasprave, razgovore i dogovore. Neki se neće osjećati ugodno “gurati se” ili tražiti nešto, čak i kad su radili iz ureda. Njima će to biti još teže udaljeno. To su oni kolege koji su tihi i samozatajni. A kod rada udaljeno postanu nevidljivi i izgube se u masi, iza glasnih. Takvi nikada ne dobiju priliku da se iskažu. A time ni priliku da napreduju.

Skrivena očekivanja (stealth expectations) su vrlo opasno područje koje vodi razočaranju i tenzijama. Naročito prilikom udaljenog rada. Kada su svi u istom uredu, informacije se direktno i indirektno, najčešće usmeno, prenose i manja je količina otvorenih pitanja. Prilikom udaljenog rada, znatna količina informacija ostane zatočena u nečijoj glavi. Ako nisu sve informacije prenesene, a očekuje se rezultat dolazimo do skrivenih očekivanja. Kada cilj nije ispunjen dogodi se razočaranje. A potpuno nezasluženo i nepotrebno. Ovo je par savjeta kako što smanjiti taj efekt:

• jasno reći i napisati što se očekuje
• objaviti dokument s očekivanjima i svima komunicirati (kontinuirano) očekivanja
• definirati što je konačni produkt rada
• definirati kad se očekuje završetak zadataka, projekta, itd
• objasniti kako će se koristiti konačni produkt, za što i od koga
• dati širi kontekst zašto se nešto radi
• definirati koje su posljedice ako se ne odradi na vrijeme
• kreirati i Q&A sekciju – umjesto da se pojedinačno razmjenjuju pitanja i odgovori koja onda ostaju između samo tih osoba, ovako su sve nedoumice i svi odgovori na jednom mjestu i svima dostupni

Uz skrivena očekivanja kao drugi najveći uzrok smanjene efikasnosti rada udaljenog tima bi naveo da je nedostatak timskog dogovora o radu. Kao najvažnije stavke timskog dogovora o radu (ili timskog ugovora?) naveo bih:

• radno vrijeme – svi moraju biti upoznati koje je radno vrijeme djelatnika, naročito relevantno za organizacije s kliznim radnim vremenom. Neki rade od 07 ujutro, neki od 09. U tim slučajevima bitno je dogovoriti kada su mogući sastanci i stvarno vremena komunikacija – primjerice od 09:00 do 15:00.
• pauze za ručak – ne bude se svi u isto vrijeme i ne ručaju svi u isto vrijeme, ali svi moraju jesti. Raditi gladan nije efikasno što je znanstveno dokazano. Dogovorite vremenski raspon za pauzu za ručak – primjerice da se može očekivati da je 30-to minutna pauza za ručak od 12 do 13 sati
• kanali komunikacije – jasno definirati kritičnost i brzinu odaziva na različite kanale komunikacije: IM, mail, poziv, ticket. Primjerice moguć je dogovor: telefonski poziv je najveći prioritet komunikacije, mail drugi, IM se koristi za razmjenu informacija koje nisu hitne; očekivano vrijeme na odgovor: poziv trenutno, mail najkasnije drugi radni dan, IM kada vidim (bez roka); zadavanje zadataka ne provodi se IM kanalima i alatima
• korištenje kamere – prilikom poziva IM alatima obavezno je korištenje kamere. Nema isprike tipa “laptop mi je ispod monitora”, “nemam frizuru” ili “ružna je soba u kojoj radim”. Za svaki takav izgovor postoji rješenje. Kamera ipak pridodaje osjećaj da je s druge strane osoba. Neke tvrtke čak imaju striktne politike korištenja kamere (npr. da se mora vidjeti cijelo lice, da se koristi zadana pozadina, itd). Primijetio sam da prilikom korištenja kamere za pozive smanjuje se broj ubacivanja u riječ i onih, neugodnih, tišina od par sekundi kada se preklapaju dvoje govornika (i naknadnih “oprosti, reci” pa opet dvoje ljudi govori u isto vrijeme)
• lokacija dokumentacije – pronalazak dokumentacije (pogledaj skrivena očekivanja) vrlo je bitno. Svima mora biti jasno gdje se nalazi. Svi bi trebali koristiti isti alat za dokumentaciju na način da je alat i dokumentacija dostupna svima i u svakom trenutku
• struktura “mapa” i dokumentacije – standard se mora uspostaviti i poštovati tako da svatko može lako pronaći informacije bez čekanja na odgovor “gdje se to nalazi” i nepotrebnog trošenja vremena drugim članovima tima zbog tog istog pitanja
• pitaj – i pitaj opet ako nešto nije jasno, poslije će biti kasno

Na neke situacije i za neke probleme još nemam odgovora. Primjerice kako raditi kreativno? Radni zadaci nisu nimalo problematični. Ali kreativan rad više ljudi prilikom primjerice planiranja, traženja odgovarajućeg rješenja ili “brain storminga” ne funkcionira. Pogotovo ako se nešto treba pisati ili crtati. Drugi problem s kojim sam se susreo i za koji nemam još rješenje je udaljeni on-boarding novog djelatnika. Misterij i muka. Autori The Long-Distance Teammate su napisali knjigu i The Long-Distance Leader kao priručnik za vođenje udaljenih timova. Nisam ju pročitao ali je na Want-To-Read listi. Iduće godine izlazi i knjiga The Long-Distance Team koja će dati osvrt i na hibridni način rada (djelomično ured, djelomično udaljeno). Možda u tim knjigama nađem odgovore. Ako imate iskustva kako ste to riješili ili kako to radi organizacija u kojoj ste vi, napišite u komentarima. Također, od pomoći će biti i preporuka literature na tu temu.

Dio sam tima koji radi udaljeno

Prvih par mjeseci je bilo zabavno i dobro je došlo da nema distrakcija. Zadaci su se odrađivali, nije se gubilo vrijeme na odlazak za posao, nema čekanja javnog prijevoza po vjetru i kiši, u svakom danu ostaje više vremena jer nema putovanja na posao i nazad, neki su možda i preskakali kakvo tuširanje i brijanje (nadam se da niste)… Ali medeni mjesec je prošao i polako se stvara osjećaj izoliranosti. Ne kod svih, ali česta je pojava prilikom udaljenog rada. A i rad s kauča više nije tako udoban kako je bio prije koji mjesec. Sve češće se postavlja pitanje “radim li od kuće” ili “spavam na poslu”?

Da bi kod kuće stvorili radnu atmosferu i minimizirali osjećaj izoliranosti možete pokušati sljedećih par savjeta kao svojevrsne rituale “odlaska” na posao:

• ustanite iz kreveta – ne palite laptop ili mobitel dok ste još u krevetu jer vrlo lako se može dogoditi da pročitate mail koji vam nije ugodan a niste ni krenuli s radnim danom
• popijte kavu, čaj, pojedite doručak – ali bez da usput provjeravate mailove ili slične radne aktivnosti
• obucite se – nemojte ostati u pidžami ili majci i boksericama; nitko vas ne vidi ali polako se, bez da primijetite, smanjuje briga o vlastitom izgledu (a čuo sam za slučajeve i higijeni :(); ne tjera vas nitko u odijelo ali pristojna majica i hlače/trenirka obavezno
• maknuti se od kreveta, kauča – idealno je maknuti se u drugu sobu za radni stol ali ako to niste u mogućnosti barem se maknite od kreveta na kojem spavate za, recimo, blagovaonski stol
• ne preskačite ručak – znanstveno je dokazano da ljudi kada su gladni ne donose ispravne odluke
• kraj radnog dana – uvedite si “znak” da je radni dan gotov: ugasite laptop (ne sleep ili hibernate – puno gašenje), zaklopite ga, ugasite monitor, ako je moguće spremite laptop izvan vidokruga

Mudro iskoristite vrijeme koje ste trošili u prijevozu za poboljšavanje work-life balansa. To vrijeme iskoristite za sebe: vježbanje, čitanje, pisanje, slušanje podcasta, za kvalitetan doručak i kavu sa supružnikom. Ako ništa drugo za duže spavanje. Dobrom dijelu ljudi treba pola sata do sat od kuće do posla. Dok vozite ne odgovarate na mailove (nadam se), ne prolazite kroz Jira taskove… Imate sat vremena u svakom danu više za ono što niste stigli raditi a što volite. To vrijeme, koje imate, iskoristite za poboljšanje kvalitete života. Neki poslodavci će ovo pročitati u čudu ali dokazano je da je efekt višestruko koristan za poslodavca ako je zaposlenik odmoran i zadovoljan tim balansom.

Dok ste sami od kuće teško je planirati dan i vrijeme. Posvetite 15-tak minuta početka svakog dana na planiranje aktivnosti za taj dan. Za bitne i hitne aktivnosti, kreirajte si “blockere” u kalendaru te kada dođe vrijeme, fokusirajte se na rješavanje tog zadatka. Da bi ostvarili maksimalnu koncentraciju pročitajte poglavlje “Uklanjanje distraktora” u članku “Registar tjedni aktivnosti“. Ponekad samo sklananje mobitela u ladicu znatno smanjuje distrakcije prilikom rada. Jednako tako uklonite iz vidokruga zadatke koji nisu vezani za posao (npr. slike koje stoje na podu a supruga vas je zamolila prije tri tjedna da ih postavite na zid) kako će odvlačiti pažnju od posla a moguće i stvarati neželjene emocije (ljutnja, pritisak, itd).

Uključite se – bez rezervacija. U udaljenom načinu rada nema čestog kontakta i susretanja te neobaveznih razgovora. Na sastancima proaktivno sudjelujte u diskusijama, javljajte se za projekte… Uglavnom, sudjelujte i budite “tu”. Budite primijećeni. Inicirajte neobavezne Teams pozive s timom da razgovarate o klimatskim promjenama, kako od ponedjeljka krećete u teretanu, koju sušilicu za rublje kupiti (kod mene doma ima i ime – Sušička :)), o bilo kojoj temi sa nije vezana za posao. Inicirajte Teams pozive s nadređenim ako imate otvorenih pitanja. Vaš nadređeni ima svojih briga i zadataka, a tko zna i koliko podređenih. Ne zanemaruje vas namjerno. Za odrađeno tražite feedback. Konstruktivan feedback je prilika za profesionalan rast, ne uzimajte ga srcu već kao priliku za edukaciju i poboljšanje. “Out of sight, out of mind” izreka nikada nije bila relevantnija.

Prenositi informacije udaljeno i kroz dokumentaciju nije efikasno kao što je uživo. Ako u bilo kojem trenutku vam nedostaje neka informacija za obavljanje zadatka ili prenesen zadatak nema logike i smisla, pitajte. Nema glupog pitanja, samo glupih odgovora.

Kako se u uredu svako toliko dignete od stola, radite to i kod kuće. Obaviti kratkotrajan kućanski posao (npr 10 minuta za izvaditi suđe iz suđerice) nije ništa drugačije od 10 minuta u uredu kada pripremate kavu na aparatu. A pozitivno je što je to fizička aktivnost (za koju liječnici kažu da je obavezna za radnike koji radno vrijeme provode za radnim stolom). Tijelo će vam biti zahvalno.

Da li vi imate svoje rituale? Da li sam ima nešto što vi smatrate da vam pomaže prilikom udaljenog rada? Pišite u komentare :)