Ulazim na još jedan sastanak. Nema opisa. Nema tema. Nema materijala. Ni po čemu ne mogu zaključiti zašto sam ja potreban na tom sastanku. Da ponesem mobitel? Kindle? Još jedan sastanak koji je mogao biti email? Been there, done that. Internet je prepun memeova na tu temu. Nepresušan izvor viralnih slika i videa na Instagramu. Ako je i mačka u videu… Top materijal za ubiti sat vremena na sastanku.

Mnogo ljudi ne voli sastanke. Baš iz tih razloga. Ne vide korist u sastancima. Ne vide kako mogu doprinijeti sastanku. Sam pojam “sastanak” kada se spomene – ljudima se okreće želudac. Razlog tome su loše organizirani i vođeni sastanci. Bez agende, bez materijala, s desetima ljudi koji ne sudjeluju, bez brige o početku ili kraju, bez zaključaka. Na takvim sastancima ljudi traže “vrata”. Ta “vrata” ne moraju biti fizička vrata. Više je način kako “izaći kroz vrata” sa sastanka. Vrlo je lako prepoznati kada ljudi traže vrata. Gledaju u laptop ili mobitel. Zure u prazno jer u svojim mislim rješavaju neke druge zadatke. A u udaljenom načinu rada to je još lakše. Kamera ugašena, mikrofon je na mute. Gledaju u drugi ekran na kojem čitaju mailove, pišu dokumentaciju ili gledaju “cat memes” na Instagramu.

Za što je ovaj sastanak?

Ako ne znamo vrstu sastanka koji sazivamo, neće se moći definirati očekivanja od tog sastanka. I svima ćemo nepotrebno potrošiti vrijeme. Ako znamo koju vrstu sastanka sazivamo već imamo pola informacija koga zovemo na sastanak. U suštini postoji tri vrste sastanaka:

• prijenos informacija (town-hall tj. all-hands)
• otkrivanje novog znanja ili rješavanje problema (brainstorming)
• donošenje odluka (decision making)

Ne preporučam vezati više vrsta u jedan sastanak. Iznimke su redovni timski sastanci gdje može biti svo troje a najčešće je prijenos informacija (ali za razliku od town-hall ovdje se dvosmjerno prenose informacije) i donošenje odluka.

Opet su me zvali na sastanak a već imam drugi u isto vrijeme

Gotovo svi alati za organizaciju sastanaka mogu vam dati uvid u tuđe kalendare – barem za ljude u istoj organizaciji. Provjerite jesu li sudionici dostupni u željeno vrijeme. Ako nisu, prije nego ih pozovete, provjerite da li mogu osloboditi svoje kalendare (ako je toliko hitno i bitno da se baš u to vrijeme održi sastanak). Ako su van vaše organizacije, mailom uskladite termin prije slanja pozivnice.

Pojavite se na sastanku na vrijeme. Kašnjenje ili skraćuje vrijeme ovog sastanka ili uzrokuje da će sudionici kasniti na druge obaveze.

Držite se dogovorenog vremena. Ne zadržavajte ljude duže od dogovorenog jer je vrlo velika vjerojatnost da ti ljudi imaju druge obaveze ili druge sastanke na kojima moraju biti. Oduzimate ljudima vrijeme od ostalog rada. I, kod pojedinih ljudi, to izaziva nepotreban stres.

Mogu li dobiti 5 minuta pauze?

Organizirajte sastanke barem 5 minuta kraće. Umjesto 30 minuta neka bude 25. Umjesto 60 neka bude 50. Sastanke koji traju dulje od sat vremena – u komadu – neću komentirati. Samo ću reći da je s razlogom školski sat 45 minuta (znanstveno je dokazano da koncentracija nakon 45 minuta eksponencijalno opada).

Tih 5 do 10 minuta između sastanaka omogućava ljudima da stignu do druge sobe za sastanke. Da se pripreme za idući sastanak. Da popiju čašu vode. Da odu na WC. Vjerujte mi, bit će vam zahvalni. Pogotovo ako moraju na WC. Side note: U jednom filmu sam čuo da je pojam vremena relativan pojam – ovisno s koje strane vrata WC-a se nalaziš.

Ujutro ili popodne?

Sastanak prije 8 ili iza 17? Ajme. Nikako. Više manje, klizno radno vrijeme je postalo standardno, barem u IT sektoru. I vjerujem da svima to fenomenalno odgovara. Netko je jutarnji tip, netko voli spavati dulje jer gleda serije do 2 ujutro. Ja sam jutarnji tip. I moji doma su ludi na mene da prije 6 ujutro radim kavu i prije 7 sam već za laptopom. Ali to ne znači da moram gnjaviti sve oko sebe da prije 9 budu na sastanku. Kao generalno, rule-of-thumb, pravilo predložio bih vam da organizirate sastanke između 9 i 15 sati. Naravno ako svi radite u istoj vremenskoj zoni :)

Vrijeme u danu kada organizirate pojedinu vrstu sastanaka je jednako tako važno. Većina ljudi ujutro je produktivnija u rješavanju problema a u popodnevnim satima je kreativna. Jednostavno tako smo biološki određeni. OK, postoje i ljudi kojima je taj bioritam obrnut. Ali većina je u ranije navedenom bio ritmu. Što to znači za sastanke? Ujutro organizirajte sastanke koji imaju cilj donošenja odluke (decision making). A popodne sastanke koji zahtijevaju kreativnost (brainstorming). Sastanke za prijenos informacija, kao recimo town-hall, nije bitno kada se organiziraju. Sudionici slušaju. Ne sudjeluju aktivno u sastanku.

Nikako ne organizirajte sastanke za donošenje odluka netom prije ručka. To je vrijem kada se donose najlošije odluke. Scientific fact – Lunchtime Leniency: Judges’ Rulings Are Harsher When They Are Hungrier.

14 nas je na sastanku a samo troje sudjeluje

Ljudi apsolutno mrze biti na sastanku na kojem nisu potrebni. OK, možda je riječ “mrze” malo preteška, ali svi smo bili u takvim situacijama. I pomislili – zašto sjedim ovdje umjesto da radim nešto pametnije. Jako pazite koga zovete na sastanke. Jako. Ne znam kako to više naglasiti. Majstori imaju izreku: dva puta mjeri, jednom reži. Dva puta promislite koga zovete na sastanak prije nego kliknete na “Send”. Savjet: pripremite agendu i pored svake točke agende stavite ime osobe za koju smatrate da može doprinijeti toj temi. Koristite opciju opcionalnih i obaveznih sudionika. Sve osobe koje ste stavili pored tema sastanka, stavite u obavezne (mandatory). Sve osobe koje nisu navedene pored tema, a smatrate da bi im moglo biti korisno čuti, stavite kao opcionalne (optional).

Sudac

Najteža uloga na sastanku – sudac tj. moderator. Ako sastanak nema sudca, vrlo brzo i vrlo lako, sastanak ode u krivom smjeru. Uloga sudca je presudna. Sudac je tu iz više razloga. Najvažniji je da spriječi da sastanak ode van teme. I da dopusti da sastanak ode van teme. Hm, kako sad to da brani da sastanak odstupi od teme a ujedno i da dozvoli? Sudac mora prepoznati ako predložene teme ne daju rezultate a ujedno primijeti da se razgovor otisnuo u konstruktivnom smjeru ali nitko to nije predložio kao temu sastanka. Ovo nije česta pojava, barem se ja nisam često susreo. Ali kada se dogodi, sudac je taj koji procjenjuje je li korisno nastaviti u tom smjeru.

6 je najmanji savršen broj

Zašto je savršen možete pročitati ovdje (ako baš jako želite znati). Ovo je mojih 6 pravila za, nadam se, savršen sastanak:

1. Pravilo #1 – Ne sazivaj sastanke ako nisu apsolutno potrebni
2. Pravilo #2 – Ne zovi na sastanke nepotrebne sudionike
3. Pravilo #3 – Ne zovi na sastanak ako nemaš agendu
4. Pravilo $4 – Ne kasni na sastanak
5. Pravilo #5 – Drži se dogovorenog vremena
6. Pravilo #6 – Napiši i pošalji zapisnik

I što sad

Divno i krasno. Super zvuči na papiru. Stavite komentar svi vi koji sam mislite: “To kod mene u firmi nikada neće biti moguće”. I, djelomično, ste u pravu. I dalje će vas, vjerojatno, zvati na sastanke bez agende i gdje ste nepotrebni. I dalje će sastanci kasniti ili trajati dulje od dogovorenog. I dalje neće biti zapisnika. I dalje čete tražiti “vrata” da izađete sa sastanka. Puno ovisi o kulturi tvrtke. I ako kultura tvrtke, kolega ili nadređenih nisu spremi prihvatiti konstruktivnu kritiku da poboljšaju kulturu sastanaka, činit će se kao misija nemoguće. Ali, uvijek vi možete krenuti od sebe. Primijenite napisano, možda se proširi. Možda.

Sretno.